بسیاری از صاحبان کسب و کارها، بی دلیل پول خود را هدر می دهند. در گزارشی که بیزینس اینسایدر (Business Insider) منتشر کرده است، بیش از نیمی از مشاغل به دلیل مشکلات مالی شکست می خورند.
خبر خوب این است که کاهش هزینه ها در بیزینس در زمانی کوتاه ممکن است و نیازی نیست استراتژی های سخت و پیچیده پیاده کنید. شما فقط باید با توجه به نوع کسب و کار و تعریف کاهش هزینه ها، موثرترین راه را انتخاب کنید.
پس به ما اعتماد کنید و با وبسایت راستین همراه باشید تا راه های آسان برای کاهش هزینه ها را به شما معرفی کنیم.
این روش ها برای کاهش هزینه ها در کسب و کار عالی هستند!
یکی از بهترین و ساده ترین راه ها برای سودآوری در کسب و کار، کاهش هزینه ها در شرکت هاست. راه هایی وجود دارد که به شما کمک می کند در عین اینکه در هزینه های خود صرفه جویی کنید، همچنان در بازار رقابتی بمانید و از اهداف بیزینسی خودتان دور نشوید.
در ادامه با 6 تا از شاخص های کاهش هزینه آشنا شوید.
1- هزینه ها را کنترل کنید
شما اول باید ببینید کدام بخش بیشتر جیب شما را خالی می کند. ما بخش های مختلفی مثل بازاریابی، تیم فروش، منابع انسانی، خرید و… داریم.
قبل از هر چیزی هزینه های هر بخش را در طول 6 ماه به طور جداگانه یادداشت کنید و آنها را از بالاترین هزینه به پایین ترین هزینه دسته بندی کنید. حالا نگاهی بیندازید و ببینید در کدام بخش می توانید صرفه جویی کنید.
سعی کنید تاکتیکی بکار بگیرید و در صرفه جویی در مناطقی تمرکز کنید که برایتان کمترین آسیب را داشته باشد و به کیفیت کار و اهداف شرکت لطمه ای وارد نکند.
مثلا: ببینید آیا می توانید تعداد نفراتی را به صورت پاره وقت استخدام کنید و یا برخی کارها را برون سپاری کنید تا در هزینه دستمزد ها صرفه جویی کرده باشید؟ اگر هزینه های بیمه شما بالاست؛ آیا می توانید نوع بیمه را عوض کرده و از بیمه های ارزان تری استفاده کنید؟
2- مقایسه هزینه های واقعی با بودجه
هزینه های واقعی را ثبت کنید و سپس آن را با مقدار مبلغی که برای آن اختصاص داده اید مقایسه کنید.
آیا میان آنچه که قصد دارید خرج کنید و آنچه که واقع خرج کرده اید اختلاف وجود دارد؟ هرچه هزینه های واقعی، از بودجه تخصیص داده شده کمتر باشد، مجال بیشتری برای صرفه جویی بوجود می آید.
اما باید دقت کنید که علت کاهش هزینه ها، کاهش کیفیت کار و یا وجود مشکلات در اجرای آن نباشد و در مواردی کاهش هزینه ها نشان دهنده مدیریت خوب و حرفه ای هزینه هاست.
همچنین شما باید هزینه های کسب و کار خود را با کسب و کارهای مشابه و رقبا مقایسه کنید و ببینید که آیا در شرایط مشابه، شما ولخرج ترید یا آنها.
اگر متوجه شدید که عملکرد شما زیر استاندارد بازار است و هزینه هایتان با رقبای سطح بالاترتان برابری می کند، باید منشائی که جیب شما را بیشتر خالی می کند پیدا کرده و در هزینه های آن بخش بیشتر صرفه جویی کنید.
3- چه کسانی را باید درگیر هزینه ها کنیم؟
بهتر است برای کاهش هزینه ها، آنها را بر عهده یک شخص بگذاریم. اگر در یک کسب و کار، تمامی هزینه ها بر عهده یک شخص باشد، کنترل آن آسان تر و اشتباهات کمتری پیش می آید.
از کارکنان خود در مورد کاهش هزینه ها و روش های صرفه جویی سوال بپرسید تا ایده های خود را در مورد صرفه جویی در هزینه ها به شما پیشنهاد دهند. از آنها بپرسید چه چیزی بیشتر باعث اتلاف هزینه و وقت آنها می شود.
اگر به آنها در مورد مزایای کاهش هزینه ها و دلایلی که شرکت می خواهد هزینه ها را کاهش دهد توضیح دهید، کارکنان برای کاهش هزینه ها، با شما بیشتر و بهتر همکاری خواهند کرد.
به تامین کنندگان خود نیز در مورد کاهش هزینه ها اطلاع دهید. اگر تامین کنندگان و کسانی که از آنها مواد اولیه تهیه می کنید متوجه استراتژی های کاهش هزینه ها شوند، دیگر گران فروشی نخواهند کرد و حتی پیشنهاد تخفیف نیز خواهند داد.
بخصوص اگر بدانند شما گزینه های دیگری برای خرید دارید و ممکن است شما را از دست بدهند.
بیشتر بخوانید: عوامل ایجاد انگیزه در کارکنان
4- راه های آسان برای پس انداز
برخی از هزینه ها وجود دارند که کاهش آنها تاثیر نامطلوبی بر کیفیت کار نمی گذارد.
هزینه های زیر نمونه هایی از آن هستند:
- هزینه های غیر ضروری را شناسایی کنید. مثلا کامپیوتر هایی که بی دلیل روشن می مانند، خطوط تلفنی که بی دلیل اشغال می شوند، میزان مصرف آب، گاز و…
- اندازه گیری میزان بازدهی تبلیغات از کانال های مختلف و حذف تبلیغاتی که آورده ای ندارد.
- مذاکره با تامین کنندگان با قیمت بالا برای گرفتن تخفیف و در صورتی که موافقت نشود پیدا کردن تامین کننده های جدید با قیمت مناسب تر.
- سیستم های ناکارآمد دستی که پتانسیل تبدیل شدن به سیستم های کامپیوتری دارند را شناسایی کرده و آنها را حذف کنید.
- برای کاهش هزینه ها، سفارش ها را به تعداد کم و دفعات زیاد انجام ندهید. خرید های عمده هزینه ها را به شدت پایین می آورد.
5- کاهش هزینه ها با تغییر روش انجام کارها
در برخی موارد برای اینکه هزینه ها در کسب و کار را کاهش دهید، باید کارهایتان را به شکل متفاوتی انجام دهید. اما حواستان باشد که لطمه ای به کسب و کارتان نزند.
برخی از این اقدامات شامل موارد ذیل است:
- کاهش هزینه ها و حقوق با برون سپاری برخی از فعالیت ها.
- برای کاهش هزینه ها، فرآیند ها را به صورت مجدد برنامه ریزی کنید و مراحل غیر ضروری را حذف کنید.
- به سمت فناوری و اتوماسیون شدن بروید.
- تامین کننده به تعداد کمتر، با تخفیف بیشتر و روابط قوی تر داشته باشید. نه تامین کننده با تعداد بالا، تخفیف های کمتر و روابط سطحی!
- با تامین کنندگان خود مذاکره کنید تا قرارداد هایی با مهلت پرداخت طولانی تری ببندید. در عوض حجم خرید خود را بالا ببرید. هرچه در تعداد بالا خرید کنید قیمت ها نیز برایتان پایین خواهد آمد.
- در صورتی که به روابط و بیزینس شما لطمه ای نمی خورد، سفرهای خود را حذف کنید و به جای آن از تماس های اینترنتی مانند اسکایپ کمک بگیرید.
6- زمان = پول
ضرب المثل معروفی هست می گوید هدر دادن زمان، مانند هدر دادن پول است.
مطمئن شوید که کارها بدون اتلاف هزینه و وقت به جلو می رود، در غیر اینصورت شما فقط پول هدر می دهید. ب
مثلا از کارمندان بخواهید قبل از شروع کار، کارهایی که باید انجام شوند را ثبت کنند و پس از پایان روز، کارهایی که انجام گرفته را به صورت گزارش کار بنویسند.
اینکار به شما نشان می‌دهد که پروژه‌ها چگونه و در چه مرحله ای قرار دارند تا تصمیمات هوشمندانه و بهتری برای بیزینس خود بگیرید.
برای مدت زمانی که یک فعالیت یا کار باید طول بکشد، انتظارات خود را تعیین کنید و آن را حتما به کارمندان خود اطلاع دهید.
اگر کارمندی کار خود را زودتر از موعد به شما تحویل داد، پاداشی به عنوان انگیزه بیشتر به او بدهید.
بیشتر بخوانید: سیستم سازی کسب و کار چیست؟
آیا کاهش هزینه در کسب و کارها عوارضی هم دارد؟
کاهش هزینه های عملیاتی در کسب و کار، گاهی می تواند تاثیر منفی داشته باشد. پس بی گدار به آب نزنید.
قبل از اقدام بررسی کنید و ببینید استانداردهای شرکت و سازمان، پس از کاهش هزینه ها افت نکند و توانایی شما و کارمندان برای دستیابی به اهداف، آسیبی نبیند.
اما برخی از عوارض کاهش هزینه ها، اجتناب ناپذیر است که در پایین به برخی از آنها اشاره می کنیم:
- اگر به یک تامین کننده بیش از حد وابسته باشید، در صورتی که خواسته و یا ناخواسته مجبور به قطع همکاری با او شوید، کسب و کارتان به خطر خواهد افتاد.
- بازاریابی و مارکتینگ همواره هزینه بر است، اگر کم کردن هزینه های قابل ملاحظه ای در بخش بازاریابی اتفاق بیفتد، ممکن است ارتباط شما با مشتری آسیب ببیند.
- کاهش هزینه‌های سرمایه گذاری های کوتاه مدت مانند آموزش، تبلیغات، خرید تجهیزات یا توسعه محصول جدید می‌تواند در بلند مدت به شرکت و سازمان آسیب بزند.
هزینه های کارمندان را کاهش دهیم یا نه؟
زمانی که کاهش هزینه ها در کسب و کار، بر کارمندان شما به طور مستقیم تاثیر بگذارد با چالش و مشکلاتی روبرو خواهید شد. مثلا کاهش زمان های آموزش و تمرین، در دراز مدت تاثیر عکس دارد.
شرایط، حقوق و مزایای نامناسب باعث می شود که کارمندان با کیفیت را از دست بدهید و سایر کارمندان نیز انگیزه خود را از دست بدهند.
همچنین اگر شرایط حقوقی و مزایای یک کارمند را به ضرر او تغییر دهید، از نظر قانونی تعهدات را زیر پا گذاشته و نقض کرده اید. بنابراین برای استفاده از روش های کاهش هزینه های نیروی انسانی باید بسیار محتاط باشید و آن را به صورت های دیگری انجام دهید.
مثلا: اگر کارمندی از نظر کاری پیشرفت چندانی نمی کند، حقوق او را ثابت نگه دارید و در صورتی که کارمندی، انگیزه و تعهد کافی در قبال شغلش را ندارد؛ جریمه هایی برای او در نظر بگیرید. در مقابل برای کارمندان با عملکرد خوب نیز پاداش دهید.
شما باید با کارمندان خود به گونه ای رفتار کنید که توقع دارید آنها با مشتریان شما رفتار کنند.
شما از چه راهی برای کاهش هزینه ها استفاده می کنید؟
مهم نیست بیزینس شما در چه مرحله ای است، کارفرماها همیشه دغدغه کاهش هزینه ها را دارند.
از مرحله راه اندازی کسب و کارها گرفته تا حتی زمانی که کسب و کار به سود دهی و تثبیت رسیده، کاهش هزینه ها در پس زمینه ذهنی کارفرمایان وجود دارد.
برای کاهش هزینه ها می توانید تمام راه حل های بالا را امتحان کنید. می توانید یکی از آنها و یا ترکیبی از آنها را برای کاهش هزینه ها بکار بگیرید.
شما برای کاهش هزینه ها در کسب و کارها، از چه راه هایی کمک می گیرید؟ نظراتتان را در پایین برای ما بنویسید.