تا حالا چند بار اتفاق افتاده که در طول روز کلی کار و مشغله داشتید ولی به انجام هیچ کدامشان نرسیده‌اید؟ احتمالا بسیار پیش آمده که کارهای زیادی نداشتید، اما باز هم نتوانستید همان کارهای خیلی کم و ساده را انجام دهید! چقدر بابت انجام ندادن به موقع کارهای خود و دیگران، مشکلات زیادی برایتان به وجود آمده و پشیمان شده‌اید؟ چقدر از برنامه ریزی نکردن برای انجام کارهایتان خود را سرزنش کرده اید؟!
بگذارید تجربه خودم در زمینه برنامه ریزی را با شما به اشتراک بگذارم. در دوران کنکور من برنامه ریزی خاصی نداشتم و از هر درسی کم و زیاد می خواندم و در آخر، سر جلسه کنکور سردرگم شدم.
در نهایت همین برنامه نداشتن سبب شد تا با ساعت مطالعه زیاد نتوانم نتیجه بهتری را نسبت به کسانی که مطالعه کمتری داشتند، بگیرم.
جان ال بکلی:” اکثر مردم قصد شکست ندارند، بلکه برنامه ریزی نمی کنند.”
همه ی مشکلات من در جلسه کنکور تنها یک دلیل بیشتر نداشت آن هم: عدم برنامه ریزی مناسب.
برای همین بعد ها برنامه ریزی رو لازم دانستم برای اینکه هم از لحاظ درسی، هم اجتماعی، فردی و کسب و کار موفق بشوم برای همین می خواهم در این مقاله از تجربیات و تکنیک هایی که استفاده کرده ام برایتان بگویم.
پس تا پایان این مقاله همراه ما باشید تا بتوانید کارهای خود را به درستی انجام داده و مدیریت کنید و از زمانتان بیشترین بهره را بگیرید.
برنامه ریزی چیست؟
سوال خیلی ساده اما لازم به دقت، اصلا برنامه ریزی چیست؟ بگذارید همین اول کار برای خودمان مشخص کنیم برنامه‌ریزی یعنی چه؟
برنامه‌ریزی فقط به خاطر کارهای انبوه و بزرگ نیست بلکه برای کارهای ساده و کم هم به آن نیاز داریم.
برنامه‌ریزی، فرایندی است که نیاز به تفکر و زمان بندی با کارهای روزانه برای رسیدن به هدفمان است. انجام کارها به صورت منظم و دقیق برای رسیدن به اهداف مانند: خواندن یک کتاب، انجام دادن وظایف کاری و حتی داشتن یک روز خوب و…
خب تعریف برنامه ریزی رو دانستیم لازم است که بدانیم برنامه ریزی چه اهمیتی در زندگی ما دارد پس به ادامه مطلب بپردازیم.
پادکست در مورد برنامه ریزی
اهمیت باور نکردنی برنامه ریزی
تا حالا به این موضوع دقت کردید که چرا افراد موفق و منظم کارهایی که در طول روز انجام می‌دهند از سایر افراد مفیدتر است؟ آن ها هم مثل همه‌ی ما در هر روزشان 24 ساعت وجود دارد!
ولی با این حال تعداد کارهای انجام شده در طول روزشان بیشتر از ما است. خب مشخص است چرا، چون آنها مدیریت زمان و برنامه ریزی را به خوبی بلدند و با این دو مهارت، توانستند از زمانشان بهترین استفاده را ببرند.
خب شاید شما هم در طول روز کار های زیادی انجام می دهید و بیشتر از همه خسته می شوید ولی نمی توانید ثمره کارتان را ببینید پس باید بدانیم که چه راه ها و تکنیک های شگفت انگیزی پشت موفقیت افراد وجود دارد.
تکنیک های مخفی ولی خیلی ساده برنامه ریزی
حالا که دانستیم برنامه ریزی چه اهمیت بالایی دارد و با مفهوم آن آشنا شدیم. زمان آن رسیده است که باید بدانیم تکنیک ها برنامه ریزی موفق و عالی چیست و باید چگونه اصولی برنامه ریزی کنیم؟ در ادامه به 4 مورد از راه های برنامه ریزی کردن اشاره خواهیم کرد تا بتوانید با استفاده از آن ها، موفقیت را برای خودتان رقم بزنید.
1. تهیه لیست روزانه
تهیه لیست روزانه، عالیترین و مهم ترین راهی است که می توانیم برای داشتن یک برنامه ریزی مناسب داشته باشیم. حالا تهیه این لیست چگونه است؟
یک دفترچه بردارید. هر روز کارهایی را که احتمال می دهید یادتان برود و یا شدیدا مهم هستند را بنویسید. جلوی آنها یک دایره بگذارید و هر شب برنامه آن روزتان را چک کنید و ببینید چند مورد از آن کارها را انجام دادید. در نهایت در دایره‌های رو به روی کارهای انجام شده تیک بزنید.
پس این کار را به صورت هر روزه و مداوم انجام دهید تا ذهنتان به این موضوع عادت کند.
2. اولویت بندی کنید
اولویت بندی هم یکی از بخش های بسیار فوق العاده مهم در اصول یک برنامه ریزی موفق است. چراکه می توانید کارهایی که خیلی مهم هستند را راحت بشناسید و طبق آنها پیش بروید تا وقتتان را صرف کارهای الکی و بیهوده نکنید.
بعد از این که اولویت هایتان را مشخص کردید، کارتان خیلی راحتتر می شود و می دانید که باید برنامه‌تان را بر چه اساسی طراحی کنید. اگر آن ها را مشخص نکنید، نمی دانید باید به کدام سمت حرکت کنید.
پس بعد از تهیه لیست به مرتب کردن لیست و اولویت‌بندی کردن آنها بپردازید.
بیشتر بخوانید: روتین چیست و روتین روزانه چه تاثیری در موفقیت ما دارد
3. برنامه خود را قابل تغییر کنید.
قابل تغییر قرار دادن برنامه، یعنی کاری کنیم که اگر به هر دلیلی نتوانستیم یکی از برنامه های آن لیست را انجام دهیم، تداخلی بین برنامه ریزی کاری آن روز پیش نیاید. به معنای دیگر کاری بکنید که انجام ندادن یکی از کارها، مانع و سدی برای انجام دادن سایر کارها نباشد.
چون بالأخره ممکن است مشکلی پیش بیاید و نتوانیم آن کار را انجام دهیم و اگر برنامه انعطاف پذیری نداشته باشیم، کل روزمان رو به فنا خواهد رفت. پس برنامه‌تان را طوری بنویسید که انعطاف پذیر و قابل تغییر باشد.
4. برای خودتان جریمه تعیین کنید
حالا که با راه های بالا، یک برنامه درست و منظمی برای خودتان تنظیم کردید، وقت آن است که خودتان را مجبور کنید تا این برنامه عالی انجام شود.
شده وقتی جریمه شدید با مبلغ زیاد دیگر آن جریمه فراموشتان نمی شود و درهمان مسیرها و مسیرهای دیگر سرعت را رعایت میکنید؟ چون تاوان برای اشتباه خود دادید.
برای برنامه ریزی هم بخاطر اینکه برنامه را ریز به ریز عملی کنید، میتوانید برای خودتان جریمه تعیین کنید. به طور مثال با خودتان شرط ببنید و بگویید که اگر من نتوانستم امروز یک قسمت از برنامه ام را انجام دهم، فردا دو برابر آن را عملی خواهم کرد. یا فلان مبلغ برای کمک به نیازمندان به عنوان جریمه کنار میگذارم.
با این کار واقعا مجبور میشوید تا برنامه‌تان را مو به مو اجرایی بکنید تا مشمول جریمه خودتان نشوید.
البته حواستان به این موضوع باشد که حتما جریمه ای را که تعیین کرده اید را پرداخت کنید وگرنه هیچ تأثیری برای شما نخواهد داشت.
روش های برنامه ریزی موثر چیست؟
فرآیند برنامه ریزی استراتژیک یک تکنیک مهم برای مدیریت کنترل شده و رشد یک کسب و کار است. برنامه ریزی اصولی و موثر را میتوان یکی از فرآیندهای ضروری کسب و کار دانست.
چهار بار در سال برنامه ریزی سه ماهه!
وقت آن است که با آینه دید عقب به سه ماهه گذشته خود نگاهی بیندازید و ارزیابی کنید… دستاوردهای شما چه بوده است؟ ضررهای شما چطور؟
اما مهم ترین چیز این است که کشتی خود را به کدام بندر خواهید برد… اگر هدف و مسیر رسیدن به این هدف مشخص نیست، هیچ بادی نمی تواند به شما کمک کند! اگر هدف شما واضح و روشن است، می توانید محرک خود را ایجاد کنید.
آیا به وضوح مقصد خود را شناسایی کرده اید و با خدمه خود به اشتراک گذاشته اید؟ یا فقط اهداف و رویاهای خود را می دانید؟ آیا می خواهید تیم خود را بهتر مدیریت کنید؟
ابتدا اهداف خود را برای 90 روز آینده تعیین کنید، سپس مشخص کنید که از چه استراتژی هایی برای رسیدن به این اهداف استفاده خواهید کرد و در نهایت چه اقداماتی را در رابطه با این استراتژی ها انجام خواهید داد؟!
جیم ران جمله ای دارد که من آن را بسیار دوست دارم: “اگر شما 40 تا 50 ساله هستید و نمی توانید درآمد بالایی داشته باشید، نه در کشور اشتباهی هستید و نه در زمان اشتباهی… بلکه برنامه اشتباهی دارید!
نقش مدیریت زمان در برنامه ریزی اصولی و حرفه ای
مدیریت زمانِ خوب، پایه و اساس موفقیت شخصی و حرفه ای شماست . لذا کنترل و مدیریت زمان برای افزایش کارایی و بهره وری ضروری است.
اما دقیقاً منظور از مدیریت زمان چیست و چگونه می توان منابع را بهینه کرد و منحنی بهره وری را افزایش داد؟
در ادامه این مقاله بهترین استراتژی‌ها برای مدیریت زمان و اهداف را توضیح می‌دهیم ، ابزارها و تمرین‌های عملی را نشان می‌دهیم که به شما در مسیر رشدتان کمک می‌کنند.
استراتژی های پیشرفته و توصیه های مفید در مورد مدیریت زمان
قبلاً گفتیم که مدیریت صحیح زمان به ما این امکان را می دهد که بهره وری خود را افزایش دهیم. بدیهی است که مدیریت زمان شامل مجموعه ای از فعالیت هاست که نشان دهنده ارکان این رشته است. ما به یک فرآیند شناختی واقعی اشاره می کنیم که شامل موارد زیر است:
- برنامه ریزی موثر
- تنظیم هدف هوشمند
- تعیین ضرب الاجل
- قدرت های مدیریتی
- تخصیص زمان بر اساس اولویت ها
- تجزیه و تحلیل و نظارت
چرا مدیریت زمان مهم است؟
شخصی گفت: “زمان و جزر و مد منتظر کسی نیست”. خوب، هیچ چیز درست تر از این وجود ندارد: در فلسفی ترین معنای آن، زمان به عنوان یک جریان دیده می شود ، به عنوان چیزی که به طور اجتناب ناپذیر در جریان است. لذا باید آن را در جهت رسیدن به اهداف به طور مؤثر کنترل و مدیریت کرد.
ده ها منبع و تمرین در مورد مدیریت زمان وجود دارد، از تکنیک معروف گوجه فرنگی گرفته تا پیشرفته ترین ماتریس ها. با این حال، برای یادگیری اصول، باید بدانید که چرا مدیریت زمان بسیار مهم است و به چه مزایایی می توانید دسترسی داشته باشید.
مدیریت زمان در محل کار و همچنین در زندگی خصوصی ضروری است زیرا:
شما می توانید با تلاش کمتر به چیزهای بیشتری دست یابید: کنترل و مدیریت زمان به شما این امکان را می دهد که آستانه تمرکز خود را افزایش دهید و بازده کاری خود را بالا ببرید.
زمان کمیاب ترین منبعی است که وجود دارد : چه بخواهید چه نخواهید، یک روز از 24 ساعت تشکیل شده است و شما نمی توانید این محدوده را افزایش (یا کاهش) دهید. این محدودیت برای همه اعمال می‌شود، از جمله همکار شما که به نظر می‌رسد دو برابر شما کار می‌کند و در شغل خود ارتقاء یافته است.
مهارت های تصمیم گیری خود را بهبود ببخشید: زمانی که تحت فشار زمان قرار می گیرید و باید تصمیم مهمی بگیرید، تمایل دارید بدون در نظر گرفتن کامل هر گزینه به نتیجه گیری بپردازید. این تقریبا همیشه منجر به تصمیمات بد می شود.
اوقات فراغت خود را افزایش دهید : همه برای استراحت و پیگیری علایق خود به زمان نیاز دارند. با این حال، متأسفانه، بسیاری از ما نمی توانیم زمان کار و تفریح خود را به درستی مدیریت کنیم. مدیریت زمان به شما کمک می کند تا مسئولیت پذیر باشید و برای تمام کارهای خود وقت پیدا کنید.
هدف گذاری شخصی و تکنیک های برنامه ریزی
آیا به این فکر کرده اید که می خواهید در پنج یا ده سال آینده چه کاری انجام دهید؟ واقعاً می خواهید به چه چیزهایی برسید؟ می توانم بگویم یکی از رایج ترین مشکلاتی که در سمینارها و آموزش ها با آن مواجه می شوم، «بلاتکلیفی در مورد تعیین اهداف شخصی» است. وقتی از افراد سؤال می شود، تقریباً همه در مورد برخی اهداف شخصی خود صحبت می کنند، اما مطمئن باشید که افراد بسیار کمی پشت این اهدافی که برای خود تعیین می کنند، ایستاده اند. احتمالاً به همین دلیل است که اگرچه تقریباً همه اهدافی دارند، اما تعداد کمی از افراد به اهداف خود می رسند.
حقیقت این است که؛ اگر می خواهید موفق باشید، باید اهداف شخصی برای خود تعیین کنید . اگر هدف واقعی نداشته باشید، نمی دانید به کدام سمت بروید یا کجا تمرکز کنید. تعیین اهداف برای خود، نه تنها به شما این امکان را می دهد که مسیری را که قرار است در پیش بگیرید تعیین کنید، بلکه به شما اجازه می دهد به گذشته نگاه کنید و میزان موفقیت خود را مقایسه کنید.
اهداف شخصی چگونه تعیین می شوند؟
باید بدانید که صرفا گفتنِ “من می خواهم” ، برای تبدیل شدنِ هر چیزی به هدف کافی نیست . هدف گذاری را می توان به عنوان فرآیندی تعریف کرد که با تفکر و برنامه ریزی، برای رسیدن به چیزی یا زمینه ای که می خواهید در آن پیشرفت کنید، شروع می شود و دستیابی به این هدف نیازمند تلاش سخت است.
به یاد داشته باشید که هر فرد موفق اهدافی دارد. آنها واقعاً می دانند که از زندگی خود چه می خواهند. آنها هر روز برای رسیدن به اهدافشان تلاش می کنند. در واقع ، وقتی در مورد هدف گذاری شخصی صحبت می شود، این اهداف قرار نیست همیشه خیلی بزرگ باشند یا در دوره های زمانی بسیار طولانی پخش شوند. اهداف از فردی به فرد دیگر متفاوت است و در واقع انعطاف پذیر هستند. این پروسه می تواند شامل یک هدف کوتاه مدت مانند برنامه ریزی برای تعطیلات آخر هفته یا یک هدف بزرگ و بلند مدت مانند خرید خانه باشد.
اهمیت برنامه ریزی برای هدف
موضوع دیگری که به اندازه تعیین هدف اهمیت دارد، برنامه ریزی برای رسیدن به هدف است. یکی از مهمترین نکات هنگام برنامه ریزی برای هدف، تقسیم آن به قسمت های کوچک و ایجاد یک برنامه عملیاتی است.
پس از ایجاد یک برنامه یِ اقدام، هر مرحله را به تاریخ معینی متصل کنید. داشتن یک ضرب الاجل برای پایان هر مرحله نه تنها شما را پویا و در حرکت نگه می دارد، بلکه شما را از پیشرفتی که داشته اید و میزان نزدیکی تان به هدف اصلی آگاه می کند.
نکته دیگری که هنگام برنامه ریزی برای هدف خود باید به آن توجه کنید، استفاده از عبارات مثبت است. به این صورت که بهتر است هنگام برنامه ریزی، فقط بر آنچه می خواهید تمرکز کنید، نه آنچه که نمی خواهید.
به یاد داشته باشید که هر هدف شخصی در واقع یک سفر شخصی است. هدف شما ممکن است زندگی سالم تر، سود مالی بیشتر، والدین بهتر بودن یا چیز دیگری باشد. مهم این است که یک هدف شخصی تعیین کنید و به آن پایبند باشید و برای دستیابی به آن هدف، برنامه ریزی دقیق و اصولی داشته باشید. اگر هدف شخصی واقعی دارید، مهم نیست که چقدر تلاش یا زمان برای رسیدن به آن طول می کشد. نکته مهم این است که با رسیدن به گام های کوچکی که در مسیر رسیدن به هدف اصلی خود تعیین کرده اید، می توانید پیشرفت خود را مشاهده کنید.
اما در نهایت باید بگوییم که اهداف، فرآیندهایی پویا هستند. رسیدن به هدف به معنای رسیدن به اوج زندگی شما نیست. دستیابی به یک هدف باید شما را برای رسیدن به اهداف دیگر ترغیب کند و شما را به فردی شادتر، موفق تر یا راضی تر تبدیل کند که از زندگی خود لذت می برید.
سخن پایانی…
ما در این مقاله در مورد برنامه‌ریزی و راه‌های برنامه ریزی خوب گفتیم. با رعایت کردن نکات گفته شده و تمرین آنها حتما به موفقیت در تمام کارهایتان خواهید رسید.
چون برنامه ریزی راه اصلی موفقیت است. راستی شما برای برنامه ریزی خود از چه روشهایی استفاده می کنید؟ حتما با ما نظراتتان و راهکارهایتان را به اشتراک بگذارید.
پس اگر هنوز با هدف گذاری شخصی و برنامه ریزی برای هدف مشکل دارید، حتی اگر تمام موارد ذکر شده در این مقاله را به طور کامل دنبال کرده باشید، ممکن است برای هدف گذاری نیاز به یک پشتیبانی حرفه ای داشته باشید. مرکز مهارت آموزی راستین اینجاست تا از شما در راه رسیدن به اهدافتان حمایت کند.پس حتما فرم زیر را تکمیل کنید تا در اسرع وقت با شما تماس گرفته شود.
[contact-form-7 id=”1457″ title=”فرم تماس 1″]