تصور کنید که در آشپزخانه منزلتان، کابینت هایی برای طبقه بندی و قرار دادن بشقاب ها، لیوان ها، قاشق، چنگال و… در جای مخصوص خود وجود نداشته باشد و همه آنها را در یک کیسه بزرگ بریزید. مطمئنا در این حالت برای پیدا کردن یک قاشق و چنگال باید زمان زیادی را صرف کنید و با یک بی نظمی بزرگ مواجه خواهید شد.
مدیریت داده در سازمان ها به اندازه مدیریت ظرف و ظروف در آشپزخانه شخصی اتان مهم است! شما باید با مدیریت اطلاعات درست، اطلاعات محرمانه مشتریان را حفظ کنید، اطلاعات مالی و حسابداری خود را بایگانی کنید، روند پیشرفت و دانش های بدست آمده را ثبت و نگهداری کنید و… .
این مدیریت داده باید دقیق و به صرفه باشد و با سرعت بالایی انجام شود، در غیر اینصورت شرکت ها با آسیب، اتلاف وقت و هزینه روبرو می شوند.
در ادامه با وبسایت راستین همراه باشید تا با تعریف دقیق تر مدیریت داده و اهمیت مدیریت داده در کسب و کارها آشنا شوید.
مدیریت داده به طور دقیق چیست؟
مدیریت داده عبارت است از جمع آوری، سازماندهی، حفاظت و بایگانی کردن داده ها و اطلاعات یک سازمان، به طوری که بعدها بتوانیم از این اطلاعات ذخیره شده، برای تجزیه و تحلیل، تصمیم گیری های تجاری و برنامه ریزی های استراتژیک استفاده کنیم.
از آنجایی که سازمان ها با سرعت بالایی، داده ها و اطلاعات را ایجاد و ذخیره می کنند، مدیریت این داده ها ضروری است تا در میان حجم وسیعی از اطلاعات سردرگم نشویم.
چرا مدیریت داده ها در کسب و کارها مهم است؟
هر کسب و کاری، باید یک استراتژی مدیریت داده قوی داشته باشد. در زیر به 4 دلیل اشاره می کنیم که چرا مدیریت داده برای داشتن یک کسب و کار موفق ضروری است.
می توانیم فورا به اطلاعات دسترسی پیدا کنیم
مدیریت اطلاعات، به ما کمک می کند تا با توجه به نیازمان، به اطلاعاتی که می خواهیم به سرعت دسترسی پیدا کنیم. کسب و کارهای پرشتاب باید هوشیار باشند و اطلاعات را در اختیار داشته باشند. با توجه به نوع تجارتی که داریم باید مقادیر مشخصی از اطلاعات را در بخش های مختلف ذخیره کنیم.
مثلا در برخی از کسب و کارها باید سوابق اطلاعاتی مشتریان سابق را داشته باشیم تا بتوانید خدمات بهتری به مشتری ارائه دهیم.
از طرفی در صورتی که مدیریت داده ها به درستی انجام نشود، مجبور خواهید بود زمان زیادی را برای جستجو و یافتن اطلاعات و سوابق گذشته، صرف کنید و همانطور که می دانید زمان مساوی با پول است. بنابراین مرتب نگه داشتن اطلاعات و سوابق به ما کمک می کند تا راحت تر و سریع تر فرآیندها و کارهایمان را به پیش ببریم.
انجام سلسله مراتبی از کارها، به سازمان ها کمک می کند تا اطلاعات و دانش خود را به شیوه ای بهتر و کارآمد ذخیره و حفظ کنند.
بیشتر بخوانید: پرسونای مشتری چیست
سلسله مراتب «DIKW» یکی از روش های مدیریت داده برای سازمان هاست که در زیر با آن آشنا می شوید:
- D مخفف داده است؛ داده پایه ای از کل ساختاری است که سازمان با توجه به آنها می خواهد به پیش برود.
- I مخفف اطلاعات است؛ ابتدا داده ها به دست می آید و سپس این داده ها تبدیل به اطلاعات معنادار و سازمان یافته می شود.
- K مخفف آگاهی است؛ با تجزیه و تحلیل عمیق اطلاعات موجود، می توان از آنها دانش را استخراج کرد.
- W مخفف دانش است؛ تنها در صورتی می توانیم به خرد و دانش کاربردی دست پیدا کنیم که تجزیه و تحلیلی که در مرحله بالا انجام دادیم موفقیت آمیز باشد و به یک نتیجه درست و قابل اجرا دست پیدا کرده باشیم.
مدیریت داده در بخش های مالی، اجباری است
در برخی از کشورها، مدیریت داده های مالی و حقوقی برای شرکت ها اجباری است. چراکه بسیاری از شرکت ها، رسوایی های مالی و حسابداری زیادی به بار می آوردند و دلیلش این است که اطلاعات مالی و حسابداری به درستی حفظ و نگه داری نمی شدند. یا اینکه شرکت ها برای اینکه از هرگونه پیگردهای قانونی در امان باشند، اسناد و اطلاعات موجود را از بین می بردند.
اگر نگاهی به اختلاس هایی که در ایران می شود بیندازیم، یکی از دلایل آن، عدم مدیریت داده های مالی در سطوح بالای کشور است.
دستکاری عمدی داده های مالی و یا عدم حفظ آنها، باعث شد که برخی از کشورها قوانین سفت و سختی را تصویب کنند تا شرکت ها و حتی خود دولت، مدیریت داده های مالی را به درستی انجام دهند و به مدت طولانی این داده ها را حفظ کنند. برای اینکه روند مدیریت این اطلاعات به درستی پیش برود ناظرانی را نیز در نظر می گیرند.
به علاوه، حتی اگر این کار از سمت دولت ها اجباری نباشد، مدیریت داده های مالی برای مدیران شرکت ها و سهامداران بسیار ضروری است تا چک لیستی از هزینه ها، درآمد، مخارج و… را به صورت روشن و واضح داشته باشند.
بیشتر بخوانید: تکنیک های افزایش فروش
اطلاعات را سریعتر به فناوری های جدید منتقل کنیم
فناوری به سرعت در حال پیشرفت است. همه روزه با اپلیکیشن ها و گجت هایی روبرو می شویم که وارد بازار می شوند. کسب و کارها باید خودشان را با فناوری و علم روز تطبیق دهند و آنها را بپذیرند. با توجه به اتفاقات و پیشرفت هایی که به سرعت در حال رخ دادن است، دلیلی وجود ندارد که بیزینس ها قدیمی باقی بمانند.
داشتن افراد و متخصصانی که مدیریت داده انجام می دهند و اطلاعات را حفظ می کنند، باعث می شود که در صورت مواجه با یک فناوری پیشرفته تر، بتوانیم اطلاعات سازمان را به سرعت به فناوری پیشرفته تر انتقال دهیم. شرکتی که اطلاعات را به درستی حفظ و بایگانی نمی کند، قادر به انتقال آن به سیستم های جدید نخواهد بود.
مثلا برخی از شرکت ها اطلاعات حسابداری خود را در اکسل ذخیره می کنند. نرم افزارهایی مانند هلو و سیب در داخل ایران وجود دارند که با استفاده از آنها، اطلاعات حسابداری را بسیار راحت تر و حرفه ای تر می توان مدیریت و نگهداری کرد.
در صورتی که اطلاعات حسابداری در اکسل به درستی حفظ و نگهداری شده باشند، انتقال این اطلاعات به این نرم افزارهای پیشرفته تر، سریع تر و آسان تر خواهد بود.
اطلاعات مشتری را حفظ می کنیم تا خدمات بهتری ارائه دهیم
سازمان ها، باید پایگاه های داده ای برای ارتباط بهتر با مشتری داشته باشند. در این پایگاه ها،سوابق اطلاعاتی مشتریانی که شرکت با آنها در ارتباط است، نگهداری می شود.
این اطلاعات از چند جهت به درد می خورند:
- می توان تعاملات بهتری با مشتری برقرار کرد. مثلا زمانی که شما نام و نام خانوادگی مشتری ها سابق خود را می دانید، می توانید با آنها صمیمانه تر ارتباط برقرار کنید.
- با مدیریت داده های مشتریان، می توانید در هر زمانی که می خواهید به آنها دسترسی پیدا کنید.
- مدیریت اطلاعات مشتریان، کمک می کند تا بتوانید آمارگیری انجام دهید. مثلا تعداد مشتریان زن و مرد، رنج سنی، تعداد درخواست ها از شهرهای مختلف و… نمونه از ای این آمارگیری هاست.
- کارمندان شرکت می توانند تحلیلی از عملکرد خود در رابطه با ارتباط با مشتریان از گذشته تا به زمان حال، داشته باشند.
- با مدیریت داده در رابطه با مشتریان، می توانیم به طور مجدد با آنها ارتباط برقرار کنیم. مثلا اس ام اس ها و ایمیل های تبلیغاتی گسترده برای آنها ارسال کنیم و پیشنهاداتی به آنها ارائه دهیم که نتوانند در مقابلش مقاومت کنند تا مجددا از خدمات ما استفاده کنند.
مدیریت داده در جهان امروز، از واجبات است!
شما نمی توانید در جهان امروز اهمیت مدیریت داده ها را انکار کنید. به علاوه برای مدیران و صاحبان کسب و کار، داشتن یک سیستم مدیریت مقرون به صرفه و کاربردی بسیار مهم است.
چراکه اگر یک شرکت نتواند داده ها را به درستی مدیریت کند، کارمندان ساعات زیادی را برای انجام وظایفشان تلف خواهند کرد، متحمل خسارت های مالی خواهند شد، مجبور به استخدام نفرات بیشتری خواهند شد و در نهایت روند فعالیتی شرکت، کارآمد به پیش نخواهد کرد.
پس از مطالعه این مقاله، احتمالا به اهمیت مدیریت داده ها پی برده اید. شما چه کاری برای مدیریت اطلاعات در کسب و کار خود انجام داده اید؟