همه ما 24 ساعت در اختیار داریم. ما در این سر دنیا و دونالد ترامپ در آن سر دنیا هر دو 24 ساعت داریم و شاید این تنها نکته عادلانه در جهان باشد.
اما چه می شود که شخصی مثل دونالد ترامپ می تواند در یک روز 5 قرار کاری داشته باشد، سری به پروژه هایش بزند، با خانواده وقت بگذارند، ناهار و شام بخورد، روزنامه بخواند و… اما فردی دیگر حتی برای درست کردن یک وعده غذایی با مشکل کمبود وقت مواجه می شود.
پاسخ یک چیز است: مدیریت زمان. اما مدیریت زمان چیست؟ اگر برای شما جای سوال است که اشخاص مهم و پرمشغله چگونه می توانند در طول روز چندین کار را با هم انجام دهند و وقت هم کم نیاورند این مقاله از راستین را از دست ندهید.
این افراد به خوبی می دانند که چگونه باید زمان خود را مدیریت کنند. برای ارتباط مستقیم با مشاورین راستین و اخذ مشاوره اختصاصی 33338989 تماس حاصل نمایید.
مدیریت زمان چیست؟
مدیریت زمان به معنی تقسیم بندی زمان برای انجام فعالیت های مختلف است. اگر شما بتوانید زمان خود را به درستی مدیریت کنید می توانید بهتر، هوشمندانه تر و با بهره وری بیشتری کار کنید.
اگر مدیریت زمان به درستی انجام شود در زمانی کوتاه می توانید کارهای بیشتری انجام دهید.
ضمن اینکه مواقعی وجود دارد که ما واقعا وقت کمی در اختیار داریم و در این وقت کم باید یک سری کارها را به اتمام برسانیم. مدیریت زمان در مواقعی که وقت تنگ است به کمک ما می آید تا هیچ کار عقب مانده ای نداشته باشیم.
حال که به سوال مدیریت زمان چیست جواب دادیم، بریم به سراغ فواید مدیریت زمان.
فواید مدیریت زمان در زندگی
از فواید این مهارت مهم در زندگی می توان به موارد زیر اشاره کرد:
- باعث افزایش کارایی و بهره وری بیشتر می شود.
- استرس و اضطراب را در زندگی فرد کم می کند.
- شانس پیشرفت و موفقیت را افزایش می دهد.
- برای دستیابی به اهداف زندگی و شغلی فرصت های بیشتری را در اختیار ما قرار می دهد.
- اعتماد به نفس و عزت نفس شما را افزایش می دهد.
- آرامش و شادی بیشتری را در زندگی تحربه خواهیم کرد.
- ذهن باز می شود و قادر خواهیم بود بدون استرس بهتر فکر کنید.
دلیل اهمیت مدیریت زمان
زمان با ارزش ترین دارایی ماست. نمی توانیم آن را ذخیره و پس انداز کنیم. نمی توانیم آن را متوقف کنیم و تنها کاری که می توانیم انجام دهیم استفاده اصولی و بهینه از آن است. نحوه استفاده از زمان می تواند موفقیت یا شکست های پی در پی ما را رقم بزند.
در واقع هرکاری که انجام می دهیم به زمان نیاز دارد. زمان همیشه می گذرد و ما هیچگاه نمی توانیم به گذشته بازگردیم. در نتیجه همه این موارد دست به دست هم داده و نشان می دهند که مدیریت کردن زمان تا چه اندازه مهم است.
7 تکنیک و اصل طلایی مدیریت زمان
شما شاید بدانید که چه کاری را باید انجام دهید! اما نمی دانید که کی باید آن را انجام دهید. اگر بخواهیم بگوییم مدیریت زمان چیست؟ مدیریت زمان یعنی اینکه بدانیم چه کاری را کی انجام دهیم.
حال که با مدیریت زمان چیست و مزایای آن آشنا شدید، بیایید در مورد چگونگی مدیریت زمان صحبت کنیم. با ما همراه باشید.
1. اهدافی برای خود تعیین کنید
اهداف قابل دستیابی و قابل اندازه گیری تعیین کنید. با زمانبندی مشخص کنید تا چند ماه و یا سال می خواهید به این اهداف برسید. این اهداف را در دفتر برنامه ریزی ثبت کنید.
شاید بسیاری از شما نوشتن را کاری لوس بدانید. ولی اگر بدانید که افراد موفق و بزرگ همیشه اهداف خود را می نویسند و برای رسیدن به آن برای خود محدودیت زمانی تعیین می کنند، هیچگاه دست از نوشتن اهدافتان بر نمی دارید.
2. کارهایتان را اولویت بندی کنید
در مدیریت وقت خود، شما باید بدانید که کدام کار فوری و کدام کار دارای اهمیت کمتری است. تصور کنید امتحان دارید و از طرفی هوس پیتزا کرده اید و می خواهید یک پیتزای خانگی درست کنید. در اینجا مطمئنا اولویت مطالعه امتحان فرداست. بنابراین اول باید درس بخوانید و سپس پیتزا درست کنید.
کارهای خود را بر حسب اولویت و فوریت لیست کنید. مثلا در برنامه خود بنویسید:
- فوری و مهم: کارهایی که مهم است و فوری باید انجام بگیرد.
- مهم و غیر فوری: مرحله بعدی کارهایی که مهم است اما فوری نیست.
- فوری ولی غیر مهم: اگر می توانید این وظایف را به شخص دیگری بدهید تا برایتان انجام دهید.
- غیر مهم و غیر فوری: این موارد را انجام ندهید و به بعد موکول کنید.
3. برای تکمیل کار محدودیت زمانی تعیین کنید
اگر می خواهید برای انجام وظایف خود تمرکز بیشتری داشته باشید باید برای اتمام آن زمان تعیین کنید. تعیین محدودیت باعث می شود که وادار به انجام کار مورد نظر شوید.
اینکار باعث می شود که مشکلات احتمالی را از قبل تشخیص دهید و قبل از اینکه مانعی برای شما به وجود آورد آن را رفع کنید.
4. برای خود زنگ تفریح در نظر بگیرید
اگر در میان وظایف روزانه اندکی به خود استراحت ندهید تمرکز و انگیزه خود را از دست خواهید داد. یک چرت کوتاه، تماشای یک کلیپ خنده دار، یک پیاده روی کوتاه، تماشای طبیعت و… می تواند شما را سرحال کند و انرژی تازه ای به شما ببخشد.
5. تقویم خود را ساماندهی کنید
اگر می خواهید زمان طولانی تری را مدیریت کنید از تقویم استفاده کنید. روی تقویم مشخص کنید که در چه روزهایی از سال قرار است چه اتفاقاتی بیفتد و با مشخص کردن این روزهای خاص می توانید کارهای خود را نیز ساماندهی کنید.
مثلا تصور کنید که در روز خاصی از ماه قرار است حسابرس کل شرکت به شرکت بیاید. جلسه با حسابرس را به آن روز اختصاص دهید و برای آن برنامه ریزی کنید. بدین صورت حتی می توانید آینده را نیز پیش بینی کنید.
6. فعالیت های غیر ضروری را حذف کنید
برخی از فعالیت ها هستند که غیر مهم و غیر ضروری اند. در بالا گفتیم که اگر فعالیت هایی غیر ضروری و یا غیر فوری هستند آنها را حذف کنید و یا آن را به زمان دیگری موکول کنید.
اگر شما کارها و فعالیت های غیر ضروری را حذف کنید، زمان بیشتری را برای انجام کارهای مهم و فوری خواهید داشت. پیشنهاد می کنیم مقاله “تغییر و ترک عادت ها” سایت راستین را نیز مطالعه کنید.
7. از قبل برنامه ریزی کنید
شما باید هر روز پس از بیداری باید در مورد آنچه که قرار است انجام دهید، تصور واضحی داشته باشید. برای همین شما باید در پایان هر روز لیستی از کارهایی که قرار است فردا انجام دهید را بنویسید.
بدین ترتیب صبح روز بعد وقتی از خواب بیدار شدید تا چند ساعت هاج واج نخواهید بود که چه کاری انجام دهید.
5 عاقبت بد مدیریت ضعیف زمان
بعد از فهمیدن اینکه مدیریت زمان چیست و آشنایی با فواید آن، وقت آن است که با عواقب مدیریت نکردن زمان آشنا شوید.
مدیریت ضعیف و غیر اصولی زمان نیز عواقبی دارد که عبارت اند از:
1. گردش کار ضعیف
اگر برنامه ریزی نکنید بهره وری شما به شدت پایین می آید و نمی توانید به موقع کارهایتان را انجام دهید. با برنامه و مدیریت مناسب میتواند کارها به هم ربط دارند را به صورت متوالی انجام دهید.
اما اگر از قبل برنامه ریزی نداشته باشید کارهایتان کندتر پیش می رود که باعث کاهش بهره وری شما می شود. پس برای مدیریت زمان، نحوه چینش کارها بسیار مهم است.
2. افزایش وقت های تلف شده
اگر شما با مدیریت زمان آشنا نباشید وقت های زیادی را از دست خواهید داد. مثلا در حین درس خواندن، اینستاگرام چک می کنید. حین کار یک صحبت بی مورد انجام می دهید یا در حین مطالعه تلوزیون هم تماشا کنید.
نباید در میان کارهای مهم و فوری، کارهای غیر ضروری انجام دهید. چراکه باعث می شود وقت شما تلف شود.
3. از دست دادن کنترل
اگر دقیقا ندانید که در طول روز باید چه کارهایی انجام دهید، کنترل زندگی خود را از دست خواهید داد. زمانی که کنترل زندگی از دستتان در رفت دچار ترس ها و استرس های زیادی در زندگی خود می شوید.
بیشتر بخوانید: روتین چیست و تاثیر روتین روزانه بر موفقیت ما
4. کیفیت پایین کار
اگر نتوانید تایم خود را به درستی مدیریت کنید، کیفیت کار شما افت می کند. اما چگونه؟ اگر نتوانید کارهای خود را دسته بندی و طبقه بندی کنید و به علت مدیریت ضعیف زمان کارها را در هم برهم انجام دهید، در انتها خواهید دید که وظایفتان در لحظات اخر و با عجله بالایی انجام می دهید که کیفیت کار شما را به شدت پایین می آورد.
5. بدنامی در برابر مشتری
اگر شما در ارتباط با کارفرما و یا مشتری نتوانید وظایف خود را به درستی انجام دهید ممکن است نظر آنها در مورد شما تحت تاثیر قرار بگیرد.
مهمترین موانع مدیریت زمان
حتما شما هم مانند بسیاری از افراد با چالش مدیریت صحیح زمان مواجه هستید. احتمالا همیشه پروژه های عقب افتاده دارید و حتی خودتان هم نمی دانید چرا کارهایتان سر وقت پیش نمی روند. اما ما علت را به شما می گوییم.
موانع زیر می توانند مدیریت کردن زمان را به یک رویای تحقق ناپذیر تبدیل کنند:
- احساس دست پاچگی
احتمالا هرگاه کارهای زیادی برای انجام دارید احساس دست و پاچگی می کنید. مثلا در چند ثانیه تمام کارها را در ذهن تان مرور کرده و تصور می کنید باید همه آن ها را همین حالا انجام دهید.
این کار سبب استرس و دست پاچگی شما شده و اینگونه در مدیریت زمان نیز موفق نخواهید بود.
- انجام چند کار به صورت همزمان
آیا می توانید دو هندوانه را با یک دست تان بلند کنید؟ مسلما نه! پس توقع نداشته باشید تمامی کارها را به صورت همزمان پیش ببرید. چون اینگونه در انجام همه آن ها شکست می خورید.
- تعیین نکردن اهداف
اگر هدفی برای روزهای هفته ندارید، توصیه می کنیم صبح ها بیدار نشده و به خواب شیرینتان ادامه دهید! تعیین نکردن هدف مساوی است با شکست شما، چون نمی دانید کدام کار را در چه زمانی انجام دهید و اصلا از کجا باید شروع کنید.
- به اتمام نرساندن کارها
دیگر مانع شما در مدیریت زمان تمام نکردن کارهاست. فرض کنید قرار است یک مهمانی برگزار کنید و می خواهید همه کارهای آن را خودتان انجام دهید.
اول به سراغ درست کردن سالاد می روید، اما قبل از اینکه آن را آماده کنید و سلفون بکشید، پختن غذا را آغاز می کنید و… حال ساعت ۷ شب است و مهمانان شما چند دقیقه دیگر می رسند. اما عملا هیچکاری را انجام نداده اید.
- به تعویق انداختن کارها
اگر شما هم از آن دسته افرادی هستید که مدام به خود می گویید:” امروز هم که دیر از خواب بیدار شدم، پس کارها بماند برای فردا” شک نکنید با چالش مدیریت زمان مواجه خواهید شد.
امروز و فردا کرده عملا یعنی تلف کردن وقت و از دست دادن فرصت ها! پس هیچگاه جملاتی مثل از شنبه رژیم می گیرم، از اول ماه باشگاه می روم، پس فردا خانه را تمیز می کنم و … را استفاده نکنید.
۴ باور اشتباه در خصوص مدیریت زمان
برخی باورهای اشتباه در خصوص مدیریت اصولی زمان وجود دارند، که در میان ما جا افتاده اند و بسیار رایج هستند.
این باورهای اشتباه عبارت اند از:
- اجبار در کارها
مدیریت کردن زمان به معنای اجبار در کارها نیست. اینکه فرد خود را برای انجام کارها مرتبا تحت اجبار قرار دهد، احساس می‌کند آزادی ندارد و حس یک برده را خواهد داشت. پس منظور ما از مدیریت کردن زمان این نیست.
- انجام کارهای سخت
مدیریت زمان به معنای انجام کارهای سخت و کمر شکن نیست. بلکه ما می‌خواهیم کارهای سخت را قطعه بندی کنیم تا با انجام آن ها در کوتاه مدت، بتوانیم تایم خود را مدیریت کنیم.
- عدم توجه به انرژی
گاهی انرژی کافی برای انجام کاری را نداریم. برای مثال بیمار هستیم یا در شرایط روحی مطلوبی قرار نداریم. حال منظور از مدیریت کردن زمان این نیست که به انرژی خود بی تفاوت بوده و فقط و فقط به انجام کارها بپردازیم.
- استراحت نکردن
همه ما در بازه های زمانی مختلف نیاز به استراحت داریم و باید برای خود زنگ تفریح یا پنجره زمانی در نظر بگیریم. پس اینکه بگوییم استراحت ممنوع و از ۲۴ ساعت شبانه روز باید ۳۰ ساعت آن را کار کنیم اشتباه است!!
مدیریت زمان را یاد بگیرید
شما با دانستن تکنیک ها و تاکتیک های مختلف می توانید به راحتی زمان را مدیریت کنید. با دانستن مدیریت زمان دیگر کارها را به تعویق نخواهید انداخت، نظم و انضباط کاری شما بیشتر می شود، استرس و اضطرابتان در زندگی کاهش پیدا می کند و نهایتا بهره وری شما در زندگی بیشتر می شود.
مدیریت زمان در موفقیت شما نقش اساسی دارد. اگر شما بتوانید زمان را مدیریت کنید شاید موفق شوید ولی بدون مدیریت درست زمان، مطمئنا هرگز موفق نخواهید شد.
سخن آخر
در این مطلب از راستین به بررسی و تحلیل روش های مدیریت زمان پرداختیم. مدیریت کردن زمان در موفقیت شما نقش اساسی دارد. اگر شما بتوانید زمان را مدیریت کنید شاید موفق شوید ولی بدون مدیریت درست زمان، مطمئنا هرگز موفق نخواهید شد.
برای ارتباط مستقیم با مشاورین راستین 04133338989 تماس حاصل نمایید.
سوالات متداول
آیا مدیریت کردن زمان برای کسب و کارها اهمیت دارد؟
بله، اصلا فلسفه مدیریت نمودن زمان را باید در دل کسب و کارها جستجو کرد.
آیا مدیریت کردن زمان یعنی انجام کار سخت یا عدم استراحت؟
خیر، این موارد باور های اشتباهی هستند که بین ما جا افتاده اند، که در متن مقاله بیشتر به آن ها پرداخته ایم.