مدیریت زمان چیست؟ فواید و نقش آن در موفقیت و زندگی

همه ما 24 ساعت در اختیار داریم. ما در این سر دنیا و دونالد ترامپ در آن سر دنیا هر دو  24 ساعت داریم و شاید این تنها نکته عادلانه در جهان باشد.

اما چه می شود که شخصی مثل دونالد ترامپ می تواند در یک روز 5 قرار کاری داشته باشد، سری به پروژه هایش بزند، با خانواده وقت بگذارند، ناهار و شام بخورد، روزنامه بخواند و… اما فردی دیگر حتی برای درست کردن یک وعده غذایی با مشکل کمبود وقت مواجه می شود.

پاسخ یک چیز است: مدیریت زمان. اما مدیریت زمان چیست؟

اگر برای شما جای سوال است که اشخاص مهم و پرمشغله چگونه می توانند در طول روز چندین کار را با هم انجام دهند و وقت هم کم نیاورند این مقاله از راستین را از دست ندهید. این افراد به خوبی می دانند که چگونه باید زمان خود را مدیریت کنند.

 

مدیریت زمان چیست؟

مدیریت زمان چیست؟ مدیریت زمان به معنی تقسیم بندی زمان برای انجام فعالیت های مختلف است.

اگر شما بتوانید زمان خود را به درستی مدیریت کنید می توانید بهتر، هوشمندانه تر و با بهره وری بیشتری کار کنید. اگر مدیریت زمان به درستی انجام شود در زمانی کوتاه می توانید کارهای بیشتری انجام دهید.

ضمن اینکه مواقعی وجود دارد که ما واقعا وقت کمی در اختیار داریم و در این وقت کم باید یک سری کارها را به اتمام برسانیم. مدیریت زمان در مواقعی که وقت تنگ است به کمک ما می آید تا هیچ کار عقب مانده ای نداشته باشیم. 

حال که به سوال مدیریت زمان چیست جواب دادیم، بریم به سراغ فواید مدیریت زمان.

 

فواید مدیریت زمان در زندگی

در بالا به سوال مدیریت زمان چیست پاسخ دادیم. حال می خواهیم از فواید آن بگوییم.

از فواید مدیریت زمان در زندگی می توان به موارد زیر اشاره کرد:

• باعث افزایش کارایی و بهره وری بیشتر می شود.
• استرس و اضطراب را در زندگی فرد کم می کند.
• شانس پیشرفت و موفقیت را افزایش می دهد.
• برای دستیابی به اهداف زندگی و شغلی فرصت های بیشتری را در اختیار ما قرار می دهد.
• اعتماد به نفس و عزت نفس شما را افزایش می دهد.
• آرامش و شادی بیشتری را در زندگی تحربه خواهیم کرد.
• ذهن باز می شود و قادر خواهیم بود بدون استرس بهتر فکر کنید.

 

چگونه زمان را مدیریت کنیم؟

شما شاید بدانید که چه کاری را باید انجام دهید! اما نمی دانید که کی باید آن را انجام دهید. اگر بخواهیم بگوییم مدیریت زمان چیست؟ مدیریت زمان یعنی اینکه بدانیم چه کاری را کی انجام دهیم.

حال که با مدیریت زمان چیست و مزایای مدیریت زمان آشنا شدید، بیایید در مورد چگونگی مدیریت زمان صحبت کنیم. با ما همراه باشید.

 

1. اهدافی برای خود تعیین کنید

اهداف قابل دستیابی و قابل اندازه گیری تعیین کنید. با زمابندی مشخص کنید تا چند ماه و یا سال می خواهید به این اهداف برسید. این اهداف را در دفتر برنامه ریزی ثبت کنید.

شاید بسیاری از شما نوشتن را کاری لوس بدانید. ولی اگر بدانید که افراد موفق و بزرگ همیشه اهداف خود را می نویسند و برای رسیدن به آن برای خود محدودیت زمانی تعیین می کنند، هیچگاه دست از نوشتن اهدافتان بر نمی دارید.

 

2. کارهایتان را اولویت بندی کنید

شما باید بدانید که کدام کار فوری و کدام کار دارای اهمیت کمتری است.

تصور کنید امتحان دارید و از طرفی هوس پیتزا کرده اید و می خواهید یک پیتزای خانگی درست کنید. در اینجا مطمئنا اولویت مطالعه امتحان فرداست. بنابراین اول باید درس بخوانید و سپس پیتزا درست کنید.

کارهای خود را بر حسب اولویت و فوریت لیست کنید. مثلا در برنامه خود بنویسید:

فوری و مهم: کارهایی که مهم است و فوری باید انجام بگیرد.

مهم و غیرفوری: مرحله بعدی کارهایی که مهم است اما فوری نیست.

فوری ولی غیر مهم: اگر می توانید این وظایف را به شخص دیگری بدهید تا برایتان انجام دهید.

غیرمهم و غیرفوری: این موارد را انجام ندهید و به بعد موکول کنید.

 

3. برای تکمیل کار محدودیت زمانی تعیین کنید

اگر می خواهید برای انجام وظایف خود تمرکز بیشتری داشته باشید باید برای اتمام آن زمان تعیین کنید.

تعیین محدودیت باعث می شود که وادار به انجام کار مورد نظر شوید. مثلا اگر شما تصمیم بگیرید در عرض دو ساعت اتاق خود را تمیز کنید واقعا دو ساعت طول می کشد و اگر تصمیم بگیرید در دو روز اینکار را انجام دهید واقعا دو روز طول خواهد کشید.

همچنین اینکار باعث می شود که مشکلات احتمالی را از قبل تشخیص دهید و قبل از اینکه مانعی برای شما بوجود آورد آن را رفع کنید.

مثلا تصور کنید که می خواهید در روز دو مقاله تهیه کنید. اما نگاهی می اندازید و می بینید برای انجام اینکار می توانید 4 ساعت اختصاص دهید و در چهار ساعت نمی توانید تعداد 2 مقاله را به پایان برسانید. با دانستن این مشکل می توانید از نوشتن کلمات بیش از حد برای هر مقاله خودداری کنید و مقاله ها را به صورت مختصر و مفید بنویسید و کار را به موقع تحویل دهید. یا اینکه کار را به یکی از هم تیمی های خود بسپارید تا به شما کمک کند هر دو مقاله را به صورت کامل تحویل دهید.

 

4. برای خود زنگ تفریح در نظر بگیرید

اگر در میان وظایف روزانه اندکی به خود استراحت ندهید تمرکز و انگیزه خود را از دست خواهید داد.

یک چرت کوتاه، تماشای یک کلیپ خنده دار، یک پیاده روی کوتاه، تماشای طبیعت و… می تواند شما را سرحال کند و انرژی تازه ای به شما ببخشد.

 

5. تقویم خود را ساماندهی کنید

اگر می خواهید زمان طولانی تری را مدیریت کنید از تقویم استفاده کنید. روی تقویم مشخص کنید که در چه روزهایی از سال قرار است چه اتفاقاتی بیفتد و با مشخص کردن این روزهای خاص می توانید کارهای خود را نیز ساماندهی کنید.

مثلا تصور کنید که در روز خاصی از ماه قرار است حسابرس کل شرکت به شرکت بیاید. جلسه با حسابرس را به آن روز اختصاص دهید و برای آن برنامه ریزی کنید. بدین صورت حتی می توانید آینده را نیز پیش بینی کنید.

 

6. فعالیت های غیرضروری را حذف کنید

برخی از فعالیت ها هستند که غیرمهم و غیر ضروری اند. در بالا گفتیم که اگر فعالیت هایی غیر ضروری و یا غیرفوری هستند آنها را حذف کنید و یا آن را به زمان دیگری موکول کنید.

اگر شما کارها و فعالیت های غیر ضروری را حذف کنید، زمان بیشتری را برای انجام کارهای مهم و فوری خواهید داشت.

 

7. از قبل برنامه ریزی کنید

شما باید هر روز پس از بیداری باید در مورد آنچه که قرار است انجام دهید، تصور واضحی داشته باشید. برای همین شما باید در پایان هر روز لیستی از کارهایی که قرار است فردا انجام دهید را بنویسید.

بدین ترتیب صبح روز بعد وقتی از خواب بیدار شدید تا چند ساعت هاج واج نخواهید بود که چه کاری انجام دهید.

 

عواقب مدیریت ضعیف زمان

بعد از فهمیدن فواید مدیریت زمان و اینکه مدیریت زمان چیست، وقت آن است که با عواقب مدیریت نکردن زمان آشنا شوید.

1. گردش کار ضعیف

اگر برنامه ریزی نکنید بهره وری شما به شدت پایین می آید و نمی توانید به موقع کارهایتان را انجام دهید.

اگر شما از قبل برای کارهایتان برنامه داشته باشید می توانید کارهایی که به هم ربط دارند را به صورت متوالی انجام دهید. اما اگر از قبل برنامه ریزی نداشته باشید کارهایتان کندتر پیش می رود که باعث کاهش بهره وری شما می شود.

پس برای مدیریت زمان، نحوه چینش کارها بسیار مهم است.

 

2. افزایش وقت های تلف شده

اگر شما با مدیریت زمان آشنا نباشید وقت های زیادی را از دست خواهید داد. مثلا در حین درس خواندن، اینستاگرام چک می کنید. حین کار یک صحبت بی مورد انجام می دهید یا در حین مطالعه تلوزیون هم تماشا کنید.

نباید در میان کارهای مهم و فوری، کارهای غیرضروری انجام دهید. چراکه باعث می شود وقت شما تلف شود.

 

3. از دست دادن کنترل

اگر دقیقا ندانید که در طول روز باید چه کارهایی انجام دهید، کنترل زندگی خود را از دست خواهید داد. زمانی که کنترل زندگی از دستتان در رفت دچار ترس ها و استرس های زیادی در زندگی خود می شوید.

 

4. کیفیت پایین کار

اگر نتوانید زمان را به درستی مدیریت کنید، کیفیت کار شما افت می کند. اما چگونه؟ اگر نتوانید کارهای خود را دسته بندی و طبقه بندی کنید و به علت مدیریت ضعیف زمان کارها را در هم برهم انجام دهید، در انتها خواهید دید که وظایفتان در لحظات اخر و با عجله بالایی انجام می دهید که کیفیت کار شما را به شدت پایین می آورد.

 

5. بدنامی در برابر مشتری

اگر شما در ارتباط با کارفرما و یا مشتری نتوانید وظایف خود را به درستی انجام دهید ممکن است نظر آنها در مورد شما تحت تاثیر قرار بگیرد.

مثلا اگر صبح ها همیشه دیر سرکار حاضر شوید، رییس اتان به چشم یک فرد بی نظم روی شما حسابی باز نمی کند و یا اگر به علت کمبود زمان و مدیریت ضعیف زمان، به تعهدات خود در قبال مشتری عمل نکنید، احتمالا او برای خرید به جای دیگری خواهد رفت و زیاد روی شما حساب باز نخواهد کرد.

مدیریت زمان را یاد بگیرید

شما با دانستن تکنیک ها و تاکتیک های مختلف می توانید به راحتی زمان را مدیریت کنید. با دانستن مدیریت زمان دیگر کارها را به تعویق نخواهید انداخت، نظم و انضباط کاری شما بیشتر می شود، استرس و اضطرابتان در زندگی کاهش پیدا می کند و نهایتا بهره وری اتان در زندگی بیشتر می شود.

مدیریت زمان در موفقیت شما نقش اساسی دارد. اگر شما بتوانید زمان را مدیریت کنید شاید موفق شوید ولی بدون مدیریت درست زمان، مطمئنا هرگز موفق نخواهید شد.