دنیای کسب و کار دنیایی است که پیچیدگی های خاص خود را دارد و هر روز هم به این پیچیدگی ها اضافه می شود. وقتی بدون هیچ آموزشی کسب و کاری را شروع می کنید، انتظاری برای موفقیت نباید داشته باشید.
زمانی که یک کسب و کار شکست می خورد یا رشد نمی کند تنها به دلیل عدم سرمایه گذاری روی سیستم سازی آن کار است. شاید گاهی تصور کنید که سیستم سازی به خوبی در حال اجرا است و همه چیز هم منظم است. اما وقتی به درستی به سیستم خود نگاه می کنید، متوجه نا کارآمدی سیستم خود می شوید.
در این مقاله با ما همراه باشید تا به شما یک سیستم سازی کسب و کار درست و اصولی را یاد بدهیم.
سیستم سازی چیست؟
سیستم یک مجموعه از فرآیندهای هماهنگ است که نیازی به مداخله انسان ندارد و بدون آن به خوبی اجرا می شود و خیلی راحت در دسترس همه قرار می گیرد.
وقتی می گوییم یک کسب و کار سیستم سازی شده است یعنی کارهایی صورت می گیرد که کسب و کار به صورت خودکار و بدون نظارت و دخالت مدیر اتفاق می‌افتد و کار هم به خوبی و درستی پیش می رود.
شاید کلمه سیستم سازی کسب و کار در ابتدا برای شما هیجان انگیز نباشد و توجهی به آن نکنید. اما اگر شما یک فرد خلاق و حرفه ای باشید این موضوع سیستمی شدن کارهای سازمانتان و تکرار همیشگی آنها بدون دخالت شما قطعا وسوسه تان خواهد کرد.
فواید سیستم سازی کردن کسب و کار
- ایجاد یک فرآیند کاری منظم برای مدیریت کردن کاری که چندین بار آن را انجام می دهید.
- با این روش ساده ترین راه را برای انجام فرآیند پیدا خواهید کرد.
- فرآیند های سازمانی را بهینه سازی می کنید.
کدام کسب و کارها به سیستم سازی نیاز دارند؟
برای این که بگوییم شما به سیستم سازی کسب و کار نیاز دارید یا خیر باید به چند سوال ساده پاسخ دهید:
- آیا کارمندان شما هر روز مشغول یک کار تکراری خسته کننده دارند که بهره وری آنها پایین می آید؟
- آیا هر روز یک کاری بر زمین می ماند و فراموش می کنید که آن را انجام دهید؟
- آیا زمانی که یکی از کارمندان مرخصی می گیرند روند فرایند سازمان بهم می خورد؟
- آیا تکرار کار به خاطر خطا و اشتباه زیاد اتفاق می افتد؟
- آیا شما همیشه به عنوان کارفرما درگیر هستید و تمام وقت شما صرف حل کردن مشکلات کارهای دیگران است؟
- آیا در سازمان شما آموزشی برای پرسنل در نظر نگرفته اید؟
اگر جواب شما به این سوالات بله هست، باید بگوییم شما نیاز به سیستم سازی کسب و کار دارید.
بیشتر بخوانید: بیزینس کوچینگ چیست
چرا باید سیستم سازی را آموزش ببینیم؟
تعداد زیادی از مدیران بیشتر از 8 ساعت در روز کار می کنند و همیشه استرس و اضطراب دارند که کار را خودشان رسیدگی و بررسی کنند. نکته جالب ماجرا این جاست که این مدیران از خودشان به اندازه کافی راضی هستند و تصورشان بر این است که هرچه بیشتر کار کنند، برایشان خیلی بهتر است.
اما باید به شما بگوییم که این کار اشتباه است؛ چرا که راز موفقیت در بیشتر کار کردن کار آفرینان نیست. کسانی که با سیستم سازی کسب و کار آشنا هستند، به سازمان و کارشان به عنوان یک سیستمی می نگرند تا بتوانند با ایجاد تغییرات حساب شده به خوبی رشد کنند.
شما به عنوان یک مدیر یا کار آفرین باید سیستم سازی را به روشی اصولی و درست آموزش ببینید و آن را به درستی در کار خود پیاده کنید.
مزایا سیستم سازی و شفاف سازی فرآیند ها
در ادامه به مزایای سیستم سازی اشاره خواهیم کرد.
کاهش هزینه ها
خودکار کردن بسیاری از کارهای روزمره باعث می شود شما وقت آزاد بیشتری برای صرف کارهای مهم خود داشته باشید. شما می توانید انرژی خود را در فعالیت هایی متمرکز کنید که به شما امکان رشد در کسب و کارتان را بدهد و درآمد شما افزایش یابد. پیشنهاد میکنیم مقاله ” کاهش هزینه در کسب و کار ” سایت راستین را نیز مطالعه کنید.
سیستم سازی با افزایش کارایی
شما با سیستم سازی کسب و کار می توانید وقت خود را برای ثبت فرآیندهای جدید و مستند سازی دوباره فرآیندهای موجود اختصاص دهید تا فرصتی برای کارآمدتر کردن کارهای روزانه فراهم کنید. در این صورت وقت و انرژی شما هم بی دلیل تلف نمی شود.
بهبود کارایی
اگر کسب و کار شما سیستم سازی شود دیگر این مشکل را نخواهید داشت که برخی از کارمندان شما باری به هر جهت کار کنند. برعکس هر کدام از آنها می دانند که وظیفه اختصاصی شان و همان را در پیش می گیرند.
این موضوع باعث می شود در شغل خودتان کارایی بیشتری داشته باشید و عملکرد شما رو بهبودی برود.
بهبود ارتباطات
سیستم سازی باعث می شود که شما رویه هایی را به صورت واضح بنویسید. این موضوع برای ارتباطات داخلی و خارجی از اهمیت ویژه ای برخوردار است. چراکه بحث های کمتری درباره چگونگی کارها با یک دیگر خواهید داشت.
فراهم شدن رشد بیشتر، اندازه گیری میزان پیشرفت راحت تر،افزایش نظم در واحد مالی و آزاد شدن وقت مدیران از دیگر مزایای سیستم سازی است.
چگونه کسب و کار خود را سیستم سازی کنید
شما باید سه جز اصلی کسب و کار خودتان یعنی افراد، اسناد و ابزار را سیستمی کنید.
این سه جز اصلی به شرح زیر می باشند:
سیستم سازی افراد
- درست استخدام کنید:
در سیستم سازی کسب و کار، یک سیستم درست و اصولی باید به اندازه کافی وقت و انرژی برای استخدام افراد صحیح و مناسب با کار خود قرار دهد. پیشنهاد میکنیم مقاله ” بهترین روش جذب نیرو و استخدام ” سایت راستین را نیز مطالعه کنید.
- اصولی آموزش دهید:
اگر شخص مناسبی برای کسب و کار خود پیدا نکردید، باید ببینید چه کسی با کمک و آموزش اصولی می تواند آن کار را انجام دهد. با این کار بخش آموزش سازمان شما سیستمی و پربازده می شود.
- کارها را واگذار کنید:
مدیران باید تا جایی که امکان دارد کارها را به کارمندان واگذار کنند. شما نباید توانایی های خود را دست کم بگیرید. مطمئن باشید افرادی در سازمان شما وجود دارند که می توانند کارها را به بهتر از شما انجام دهند.
- در صورت نیاز کارمندان را اخراج کنید:
برای سیستم سازی کسب و کار گاهی لازم است جایگاه کارمندان را تغییر دهید و شاید هم مجبور شوید برخی از آنها را اخراج کنید.
سیستم سازی ابزار و تجهیزات سازمان
یک بخش بسیار مهم در سیستم کسب و کار شما ابزارها و تجهیزات هستند مانند کامپیوتر، تلفن، سامانه پیامکی، نرم افزار ها، وبسایت و … . تجهیزات نرم افزاری و سخت افزاری مختلفی وجود دارند که می توانند کارهای تکراری روزمره را انجام دهند.
برای سیستم سازی در بخش تجهیزات باید ببینید در کدامیک از بخش های کسب و کارتان، نبودن تجهیزات کار را برای شما و کارمندانتان سخت و طولانی تر می کند.
ابزارهای زیادی برای اینکار وجود دارند که ما چند نمونه از مهم ترین آنها را برای می گوییم:
- استفاده کردن از سیستم تلفنی VOIP
- استفاده کردن از سرویس پیامک هوشمند برای پاسخگویی خودکار به تماس ها و ایمیل ها
- استفاده از ابزار ترلو Trello برای پیگیری کردن کارهای واگذار شده به کارمندان
- ابزارهای کارآمدی که در گوگل هستند مانند گوگل شیت، تقویم، گوگل و فرم های گوگل
بیشتر بخوانید: عوامل ایجاد انگیزه در کارکنان
سیستم سازی اسناد و دستور العمل ها
در سیستم سازی کسب و کار باید فعالیت ها و فرآیند های شما یک دستور العمل خاص داشته باشد. به عنوان مثال در مرحله ارتباطات با مشتری شما باید یک دفترچه برای خود تهیه کنید تا اطلاعاتی مانند طرز صحبت کردن با مشتری، چگونه پاسخ دادن به اعتراضات مشتری، نحوه پرداخت و … در آن به ثبت برسانید.
مزیت این کار این است که شما می توانید به طور مداوم این اطلاعات را بهبود ببخشید. در این صورت پس از مدت کوتاهی شما راهنمای ارزشمند و مکتوب خواهید داشت که به تمام بخش های کسب و کارتان کمک خواهد کرد تا به درستی کار کنند.
مشاوره تخصصی در زمینه سیستم سازی
اگر شما تصمیم به سیستم سازی کسب و کار خود گرفتید می توانید به صورت تلفنی یا آنلاین با مشاورین ما در این حوزه کمک بگیرید.
در مشاوره سیستم سازی کاملا به شما با روشی اصولی آموزش داده خواهد شد.
سیستم سازی کسب و کار کمک به پیشرفت رو به بالا
ما در این مقاله به شما توضیح دادیم که سیستم سازی برای کسب و کار چگونه است و چه مزیت هایی را برای کسب و کار شما خواهد داشت.
سوالات متداول
چرا باید کسب و کار خود را سیستم سازی کنید؟
در این مقاله به طور کامل توضیح دادیم.
آیا می توانم سیستم سازی را به صورت آنلاین آموزش ببینم؟
بله مشاورین ما در سایت به صورت تخصصی این کار را به شما یاد خواهند داد.
آیا سیستم سازی کسب و کار به افزایش درآمد کمک خواهد کرد؟
بله.